di Simone Sola, Information Systems Supervisor
“Green filosofy”, “Artificial Intelligence” e “Digitalization” sono oramai delle cosiddette “buzz-words”, ovvero espressioni usate come intercalare per catalizzare l’attenzione su temi caldi del momento. A ben pensarci il mondo delle Dogane non si sposa, almeno apparentemente, con i temi di cui sopra: è un’entità che, nell’immaginario comune, viene associato a scartoffie, documenti di trasporto e cumuli di carta. Come può quindi una realtà come la nostra, davvero desiderosa di scardinare queste idee, operare per cambiare le cose? Di che strumenti si può avvalere oggi un’Azienda, che desidera ottimizzare i suoi processi, quando essa si trova di fronte la Dogana Svizzera ed i documenti che le orbitano attorno? E se questa intrattenesse scambi commerciali anche con la vicinissima Italia?
Quando valichiamo il Confine di Stato, che si stia uscendo o che si stia entrando, nella maggior parte dei casi non diamo molto peso al “Qualcosa da dichiarare?” che talvolta gli Agenti dell’UDSC ci pongono durante un controllo di routine: dietro a quella domanda, però, gli addetti del settore lo sanno bene, si cela un mondo. Regole diversificate per il pagamento di IVA e Dazi in funzione della merce che si trasporta, merci vietate, quantitativi di merce consentita ammessi… Insomma, se si passa la frontiera in auto per andare al lavoro o diretti verso una località di vacanza, difficile immaginare che ogni giorno diverse decine di migliaia di documenti doganali vengono prodotti dalle Dogane Svizzere per consentire un regolare flusso di alimentari, materiali edili, ricambi automobilistici e materiale elettronico tra le migliaia di tipologie merceologiche che ogni giorno transitano su strade e ferrovie.
Tutti questi documenti, come i “Logistics Depts.” delle realtà sul nostro territorio ben sanno, sono un grattacapo da tenere ordinati, archiviati a norma di legge e soprattutto facili da recuperare per controlli interni o se richiesti dalle Autorità. È da qui, con l’idea di semplificare e digitalizzare senza sprechi di carta, che vogliamo dare un senso alle “buzz-words” che abbiamo citato all’inizio: un sistema basato su intelligenza artificiale analizza i documenti doganali, ne estrae i valori chiave e li cataloga automaticamente per tutti i nostri clienti, così che essi non debbano preoccuparsi di recuperare, controllare ed archiviare quanto prodotto dagli uffici doganali.
Ma come funziona nel dettaglio questo rivoluzionario sistema? Analizziamolo con calma. Supponiamo che “Azienda SA”, nostra cliente, abbia adottato le tecnologie offerte da EZdatacenter SA per l’archiviazione ed il processing dei documenti doganali. Questi documenti, come abbiamo visto, sono essenziali per regolare le operazioni di importazione ed esportazione tra la Svizzera ed il resto del Mondo, e contengono informazioni importanti come il tipo, il valore, l’origine e la destinazione della merce, oltre che i dati relativi ai Dazi od all’IVA da pagare. Essi, ogni giorno, vengono resi scaricabili in modo automatizzato (senza l’intervento umano) dalla Dogana Svizzera, che ha adottato da tempo un sistema digitale per la gestione dei documenti doganali. Noi ci preoccupiamo di recuperarli per conto di Azienda SA, tramite una connessione sicura e autorizzata, e di verificarne la correttezza e la completezza. Li cataloghiamo e li archiviamo in modo conforme a tutte le normative vigenti in uno spazio sicuro ad esclusiva disposizione di Azienda SA, che può accedervi in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Essa, mediante un portale web, facile da usare e che non prevede alcun software da installare sui PC aziendali, potrà in ogni momento recuperare, ricercare ed estrarre sia i file XML dei documenti che i PDF da essi derivati. Un vero e proprio archivio digitale, che si arricchisce ad ogni spedizione fatta da Azienda SA senza che essa faccia alcunché se non concentrarsi su quel che le riesce meglio: il suo business. In questo modo, Azienda SA non deve preoccuparsi di stampare, conservare, ordinare e ritrovare i documenti cartacei, che richiedono spazio, tempo per archiviarli ed eventualmente recuperarli e risorse che potrebbero dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto, e che possono danneggiarsi od ancor peggio essere persi o rubati. Con noi, Azienda SA ha la certezza di avere sempre a disposizione i suoi documenti doganali, in formato digitale, sicuro e conforme, e di poterli consultare e scaricare in pochi clic.
Il sistema che offriamo è il frutto di anni di ricerca e sviluppo, che hanno portato alla creazione di una tecnologia innovativa e affidabile, in grado di gestire in modo automatizzato e intelligente i documenti doganali. Il sistema, totalmente cloud ed offerto come SaaS (Software-as-a-Service) è già attivo ed acquistabile da qualsiasi Azienda che lo desidera, indipendentemente dalla dimensione, dal settore o dalla localizzazione. Il sistema offre numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, dei tempi e degli errori, la facilità d’uso, la sicurezza e la conformità alle normative vigenti.
Tale sistema nasce per dialogare con la Dogana Svizzera, che è una delle più avanzate al mondo in materia di digitalizzazione dei documenti doganali. Il sistema è in grado di scaricare automaticamente i documenti prodotti dalla Dogana Svizzera, senza bisogno di alcuna azione da parte dell’Azienda cliente, e di analizzarli, catalogarli e archiviarli in modo efficiente e sicuro. Il sistema è anche pronto e testato per funzionare anche con la Dogana Italiana, che sta seguendo il processo di digitalizzazione avviato dall’Unione Europea. Quest’ultima, per il momento, non prevede un servizio analogo a quello elvetico per lo scaricamento automatico dei documenti, ma entro la fine del prossimo anno, come definito dal TAXUD (“Direzione generale fiscalità ed unione doganale”), ogni Stato Membro dovrà adeguarsi al sistema totalmente digitale di scambio documentale. Questo significa che anche la Dogana Italiana dovrà fornire ai suoi utenti la possibilità di scaricare automaticamente i documenti doganali in formato digitale, senza doverli richiedere manualmente o stamparli. Peraltro, essendo l’Italia il “Paese-pilota” d questo innovativo progetto, sicuramente potremo godere appieno dei vantaggi esaminati prima in tempi rapidi, senza aspettare ancora molti mesi. Grazie alla nostra esperienza e competenza, si è in grado di offrire ai nostri clienti una soluzione integrata e compatibile con tutte le Dogane, garantendo così una maggiore efficienza e sicurezza nelle operazioni di import/export. In questo modo, le Aziende che operano tra la Svizzera e l’Italia potranno beneficiare di un unico sistema, che gestisce in modo uniforme e coerente i documenti doganali di entrambi i Paesi, senza dover ricorrere a soluzioni diverse o disomogenee.
Ma non è tutto. Non ci limitiamo a fornire un servizio di archiviazione e catalogazione dei documenti doganali, ma li arricchiamo con vero valore aggiunto. Infatti, il nostro sistema è in grado di estrarre dai documenti le informazioni più rilevanti, come il valore della merce, il codice doganale, il paese di origine, il peso, il volume, ecc. e di presentarle in modo chiaro e sintetico ai clienti, sotto forma di report, grafici, statistiche, ecc. In questo modo, i clienti possono monitorare facilmente le loro performance, individuare eventuali anomalie, ottimizzare i costi e le tempistiche, e prendere decisioni strategiche basate su dati reali e aggiornati.
Siamo quindi la soluzione ideale per tutte le Aziende che vogliono semplificare e migliorare la gestione dei documenti doganali, sfruttando le potenzialità della digitalizzazione. Con noi, le Aziende possono dedicarsi al loro core business, senza preoccuparsi delle incombenze burocratiche e dei rischi connessi alla gestione manuale dei documenti. Ci reputiamo un partner affidabile e innovativo che trasforma le “buzz-words” in realtà concrete e vantaggiose per i suoi clienti, e per dimostrare ancora di più il nostro impegno verso la massima qualità che possiamo offrire e la soddisfazione dei nostri clienti, diamo oggi un’assistenza d’élite a coloro che, per gli automatismi della Dogana Italiana, ci hanno già scelto, vedendo le potenzialità del progetto e la bontà dell’idea senza che quest’ultima abbia ancora rilasciato i servizi che citavamo: di fatto, “ci sostituiamo” in questa prima fase all’Agenzia Dogane Italiana archiviando tutto il pregresso del nostro cliente: a chi sceglierà i nostri servizi di recupero documenti dall’ADM, infatti, sarà offerta la possibilità di inviare tutti i documenti provenienti dalla Dogana Italiana ad oggi in suo possesso, al fine di archiviarli nel portale a sua disposizione. Non appena ogni pezzo del puzzle sarà al suo posto e l’intero sistema sarà automatizzato, tutta la cronologia documentale sarà già archiviata ed al suo posto, come se fosse stato tutto automatico, da sempre.
Ma perché sceglierci, tra i tanti sul mercato? Abbiamo una lunga esperienza nel settore doganale, grazie a cooperazioni di lunga data con operatori del settore che da sempre lavorano con le Dogane e conoscono molto bene le difficoltà che il mondo della logistica internazionale pone d’innanzi a tali realtà. Soltanto grazie ad una forte cooperazione tra il mondo tech, la tecnologia più “in voga” e l’esperienza maturata in quasi 100 anni sul campo, coadiuvati da una Dirigenza di Gruppo che crede nel potere dell’innovazione e della facilitazione e nella potenzialità delle innovazioni in qualsiasi ambito si possono avere soluzioni davvero semplificative che, ci auguriamo, possano essere apprezzati da sempre più clienti visto che già molte realtà stanno apprezzando la comodità delle soluzioni che offriamo.
